4、版本/版次：头一版用A表示，头一次用数字01表示，如：A/01 5、文件编号是由公司简称，部门简称，编号组成。如：TY-GO-001 6、经管办负责监督和检查公司所有文件的编号及运行情况。 （三）文件发放与管理 1、公司管理类内控文件由经管办发放，体系类内控文件由各部门负责发放（技术图纸 由各部门管控，于每个月的前三个工作日向文控室归档本月的文件控制管理情况），电子介质文件销毁管理，并使用 《受控文件发放/回收登记表》进行发放登记。 
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在工作中总是有一些文件做参考资料，用一种文件的形式做一些提纲，往往这样原始资料的文件，注重于保存，公司有好的想法都是从小小的纸质文件的，一点一点累计的。公司经常会使用到一些单据、收据、公司合同信件、还有一些报表等，随着时间的长久，越来越多的文件已经堆积的都没有了，需要去处理这些文件，或是搬家时需要这些纸质文件进行清理，用什么办法处理好呢！
如果直接丢弃不合理，因为文件中有公司的隐私、商业秘密。如果被被人看到或是把文件的内容利用就不好了。在网上听说了一些方法，但是都不好，比如用水浸泡冲至下水道，这样容易堵塞，用粉碎碎纸机处理大量的的纸质文件也不方便，这样也节省不了时间。用火烧会污染空气中的环境，桥头镇文件销毁，还有多半在城市中都是禁止的。
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