文件控制程序
1. 目的
对文件的编制、批准、使用、更改、作废和回收等进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效版本，防止误用失效或作废的文件和资料。
2. 适用范围：
本程序适用于质量管理体系有关文件的控制。
3. 职责
3.1 总经理负责批准发布质量手册；
3.2 管理者代表负责批准发布程序文件；
3.3 行政部负责体系文件及其他文件的归口管理；
3.4 技质部负责技术文件和资料的归口管理；
3.4 各部门负责相关文件的编制、使用和保管。
4. 工作程序
4.1 文件的分类
4.1.1 按文件性质分类
a) 质量手册（包括形成文件的质量方针和质量目标的声明）；
b) 形成文件的程序（为质量管理体系所编制）；
c) 公司为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件（如作业指导书、操作规程、技术文件等）；
d) 标准要求的记录；
e) 外来文件（包括******、标准等）。
4.1.2 按文件载体分类
a) 纸张性文件；
b) 非纸张性文件。
4.2 文件的编写和审批
4.2.1 质量手册由行政部***编写，经管理者代表审核，总经理批准。
4.2.2 程序文件由相关部门编写，部门负责人审核，管理者代表批准。
4.2.3 其他文件分别由相关部门编制，部门负责人审批，重大项目由总经理批准。
4.2.4 确保文件的正确、清晰、协调、易于识别和检索。
4.3 文件的发放
4.3.1 行政部根据对体系有效运行的需要拟订“文件配发清单”，经主管***审批后执行。
4.3.2 文件发放时办理登记手续，签字领用。
4.3.3 公司内范围发放的文件为“受控”文件，在封面加盖“受控”***，注明分发号。向顾客等提供的文件为“非受控”文件，不盖***。
4.3.4 当使用的文件严重破损并影响使用时，应到发放部门办理更换手续，仍沿用原文件分发号，破损文件由行政部收回。
4.3.5 若文件丢失，应向发放部门说明丢失原因，申请***。***的文件应给予新的分发号，并注明原文件分发号作废。
4.3.6 提供给认证机构和供方的文件，按内部受控文件处理。
4.4 文件的更改
4.4.1 体系文件的更改，由行政部***实施。填写“文件更***”，总经理（或者管理代表）批准后实施。
4.4.2 其他文件的更改，由相应主管部门填写“文件更***”，经原审核人员审批。若指定其他人员审批时，应获得审批所需依据的有关背景资料。
4.4.3 文件更改时，要按规定做好记录，保存更***，适用时收回相应作废文件。
4.4.4 文件更改的方式，如换版、换页、局部修改等，需在“文件更***”中注明。
4.5 文件的保存及销毁
4.5.1 与质量管理体系相关的文件，应分类存放在干燥、通风、安全的地方。
4.5.2 所有的文件原稿及其“文件配发清单”由行政部统一保存。各部门应有人负责保存相关的文件，以方便存取和查阅。
4.5.3 作废文件由行政部收集后，按规定统一销毁。作废文件原稿加盖注明日期的“作废”***，与有效受控文件隔离保存。
4.5.4 作废留用的文件，应办理手续，加标识并单独存放。
4.6 外来文件控制
4.6.1 外来文件由行政部统一管理。收到外来文件时，应识别其适用性及版本的有效性，控制分发以确保其有效。
4.6.2 行政部负责收集国际、***和行业标准的***新版本，适时宣贯。
4.7 文件的评审
行政部负责每年进行一次文件的评审，以确保文件的适宜性和有效性。
4.8 文件管理
确保文件整洁和清晰，任何人不得在受控文件上涂画、拆页。
4.9 记录按《记录控制程序》执行。