对申请文件的主动修改和补正
对申请文件的主动修改和补正也是申请人可以视需要选择的一项手续。 申请文件存在各种缺陷时，申请人可以主动提出补正或者在实施细则规定的时间内主动提出修改。补正主要是对申请存在的形式或格式上的缺陷，或者手续上的缺陷进行补正。例如： 原文件未使用专利局制定的统一表格，可以主动站正提交合格的文件;原请求书未签章，可以通过主动补正提交经签章的请求书;申请委托有专利代理机构的，若申请时未提交专利代理委托书，可以主动补正提交专利代理委托书。修改主要是指对申请内容的修改。实用新型和外观设主专利申请只允许在申请日起3个月内，提出主动修改;发明专利申请仅允许在提出实审请求和答复审查员的第1次审查意见书时可以对申请文件进行主动修改。在上述规定期限之外提出的主动修改，专利局将作出视为未提出和处理。对请求书的修改要通过专门的著录项目变更手续进行，不能按照这里所说的主动修改的手续办理。对权利要求书的修改应当以说明书为依据。申请人可以修改权利要求的前序部分，也可以修改其特征部分，使其更准确地与发明内容相适应或更符合逻辑。为了使专利申请符合单一性的要求或加强保护，申请人也可以增删权利要求书中的权利要求。对说明书的修改一般来说主要限于非实质性的部分，例如，发明名称、背景技术、发明所属的技术领域、图面说明和摘要等。这些部分可以根据说明收实质部分的内容作修改，使芙与发明主题更适合，使公众与审查员更容易理解发明。对说明书实质部分即发明目的、技术解决方案、效果和实施例的修改一般是不允许的，人有在很特殊的情况下可以考虑。例如，发明目的与技术解决方案明显不相适应，可以依据技术方案对发明目的作适当修改;在申请有符合单一性的情况下，修改说明书，使其符合单一性的要求;将申请时仅写在权利要求书中的内容补写到说明书中等。对外观设计图片或者照片的修改，只限于对不清晰的线条描清，涂覆不能予以保护的文字，或对视图的明显差错和不一致进行改正。 任何主动修改或补正都不得超出原申请记载或表示的范围。主动修改或补正能否补正能否接受收审查员决定。主动修改或补正应使用意见陈述书或补正书，说明修改、补正的文件名称、页数、位置及修改理由;被修改部分应打印在替换页上，附在意见陈述书或补正书后面。
根据专利法第三条和第四十条的规定，专利局受理和审查外观设计专利申请，经初步审查没有发现驳回理由的，作出授予外观设计专利权的决定，发给相应的专利证书，同时予以登记和公告。因此，外观设计专利申请的初步审查是受理外观设计专利申请之后、授予专利权之前的一个必要程序。
初步审查程序中，审查员应当遵循以下审查原则。
(1)保密原则
审查员在专利申请的审批程序中，根据有关保密规定，对于尚未公告的专利申请文件和与专利申请有关的其他内容，以及其他不适宜公开的信息负有保密责任。
(2)书面审查原则
审查员应当以申请人提交的书面文件为基础进行审查，审查意见(包括补正通知) 和审查结果应当以书面形式通知申请人。初步审查程序中，原则上不进行会晤。
(3)听证原则
审查员在作出驳回决定之前，应当将驳回所依据的事实、理由和证据通知申请人，至少给申请人一次陈述意见和/或修改申请文件的机会。审查员作出驳回决定时，驳回决定所依据的事实、理由和证据，应当是已经通知过申请人的，不得包含新的事实、理由和/或证据。
(4)程序节约原则
在符合规定的情况下，审查员应当尽可能提高审查效率，缩短审查过程。对于存在可以通过补正克服的缺陷的申请，审查员应当进行全i面审查，并尽可能在一次补正通知书中指出全部缺陷。对于存在不可能通过补正克服的实质性缺陷的申请，审查员可以不对申请文件和其他文件的形式缺陷进行审查，在审查意见通知书中可以仅指出实质性缺陷。对于所有缺陷均可以通过依职权修改克服的申请， 审查员可以不发出补正通知书。
除遵循以上原则外，审查员在作出视为未提出、视为撤回、驳回等处分决定的同时，应当告知申请人可以启动的后续程序。
著录项目变更手续的审批
审查员应当依据当事人提交的著录项目变更申报书和附具的证明文件进行审查。著录项目变更申报手续不符合规定的，应当向办理变更手续的当事人发出视为未提出通知书;著录项目变更申报手续符合规定的，应当向有关当事人发出手续合格通知书，通知著录项目变更前后的情况，应当予以公告的，还应当同时通知准备公告的卷期号。
著录项目变更涉及权利转移的，手续合格通知书应当发给双方当事人。同一次提出的申请人(或专利权人) 涉及多次变更的，手续合格通知书应当发给变更前的申请人(或专利权人) 和变更***后的申请人(或专利权人)。手续合格通知书中的申请人(或专利权人) 应当填写变更后的申请人(或专利权人)。涉及专利代理机构更换的，手续合格通知书应当发给变更前和变更后的专利代理机构。与此同时，审查员还应当作如下处理：
(1)涉及享有费用减缓的：
(i)申请人(或专利权人) 全部变更的，变更后的申请人(或专利权人) 未提出费用减缓请求的，不再予以费用减缓，审查员应当修改数据库中的费用减缓标记，并通知申请人(或专利权人)。
(ii) 变更后申请人(或专利权人) 增加的，新增的申请人(或专利权人) 未提出费用减缓请求的，不再予以费用减缓，审查员应当修改数据库中的费用减缓标记，并通知申请人(或专利权人)。
(iii) 变更后申请人(或专利权人) 减少的，申请人(或专利权人) 未再提出费用减缓请求的，费用减缓标准不变。
变更后的申请人(或专利权人) 可以根据专利费用减缓办法重新办理请求费用减缓的手续。
(2) 变更前申请人(或专利权人) 填写了联系人的，变更后的申请人(或专利权人) 未指定原联系人为其联系人的，审查员应当删除数据库中变更前的申请人(或专利权人) 指定的联系人信息。
(3) 涉及委托专利代理机构的，变更后的申请人(或专利权人) 未委托专利代理机构的，审查员应当删除数据库中变更前的申请人(或专利权人) 委托的专利代理机构信息。
(4)按规定应当在专利公报上公告变更情况的，例如专利权人的变更等，应当公告著录项目变更前后的情况。
(5)专利代理机构名称、地址变更以及按照专利代理条例撤销专利代理机构的，应当作如下处理：
(i)对于因专利代理机构的集体著录项目变更和专利代理机构被撤销需要统一处理的， 统一修改数据库中有关著录项目。
(ii)被撤销专利代理机构的专利申请(或专利) 的申请人(或专利权人) 是中国内地个人或者单位的，自撤销公告之日起，第1署名申请人(或专利权人) 视为专利申请的代表人，另有声明的除外。申请人(或专利权人) 也可以重新委托其他专利代理机构。